傅荣校王力，浙江大学

电子文件由于其读写方式、结构以及内容与载体的关系，发生了革命性的变化，使得我们必须改变以往在传统文件与档案管理中行之有效的一系列观念与方法。这种改变尽管有时是痛苦的，但毕竟是合乎科技发展潮流的。
一、归档：前端控制和提前介入
传统文件的归档，其范围、时间和程序尽管各国都存在着差异，但是各国用“归档”来作为划分现行文件与档案的界线，这是一致的。然而，在电子文件运行的环境中，用传统的方法和程序显然是行不通了。国际档案理事会电子文件委员会指出：“由传统归档向电子归档的这一过渡很少被正确地或系统地加以规划，而且过渡往往是突然发生的。目前，大多数机构同时存在纸质文件和电子文件，这就导致发生传统归档和电子归档之间的极大混乱。”（注：国际档案理事会电子文件委员会：《电子文件管理指南》（征求意见稿），国家档案局科研所译）因而，如何设置归档环节，正确引导电子文件向档案化方向过渡，这是目前需要尽快解决的一个问题。
解决电子文件归档问题，国外学者提出了“前端控制”的思想，这从根本上触及到了档案管理体制的问题。如法国档案学者C ·诺加雷在谈及信息技术对档案和档案工作的影响时指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期进行干预的时机，甚至重新考虑这种生命周期本身。”（注：《信息技术对档案和档案工作的影响》，郁宗成译，《十三大报告集》）诺加雷这种思想在国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指导》（征求意见稿）中充分显露出来了。《指南》首先重新考虑了文件生命周期本身的变化，把电子文件的生命周期归纳为三个基本阶段：设计、形成和维护，而非传统文件的三个阶段（现行使用、暂时保存、永久保存）或四个阶段（制作、现行使用、暂时保存、永久保存），其次认为档案工作者干预电子文件的时机，应确定在决定必须保存文件和设计归档系统的阶段”（即设计阶段），因为人们就在设计和拟订电子信息系统的规格时，规定归档的需求，以便该系统能有效地保管文件，并使文件的内容、上下文关系和结构成为责任者活动的可靠证明，还使具有档案价值的电子文件得到肯定和维护。冯惠玲教授在其博士论文中，认为《指南》“所追踪的不是文件内在价值的变化轨迹，而是文件从孕育、生成到存在的过程。这个过程对于电子文件的控制具有重要意义，它提示我们用联系的眼光看待电子文件的现实存在，把过去分环节的阶段性管理调整为协同管理，而这个‘协同’的关键在于使后工序出现的问题提前介入。”（注：冯惠玲：《电子文件时代新思维》，1998年第6期《档案学通讯》）
当然，“提前介入”或“前端控制”的思想，其实不是电子文件管理阶段产生的，应该说它是文件、档案源于一物思想或文件生命周期理论的产物。事实上我国许多档案学者针对我们在立卷归档中存在的问题和文件、档案一体化管理的客观需要，比较早地提出过把“归档”环节提前到文件形成阶段、档案部门提前介入到文件的制作和运转过程进行指导和控制的观点。如果说这种观点在我国传统文件和档案管理、现有的档案管理体制里显得有些不合时宜、不符国情的话，那么在电子文件时代里，它不仅是必要的，而且是可能的。因为电子文件的设计、形成和维护，冲破了档案工作和文书工作的界线，归档不再是文书和档案工作的“结合部”，而是把归档环节放置在电子文件生命周期的最前端，由文书人员、档案人员、计算机专业技术人员共同完成。从这个意义说，只有这样，“一体化”时代才会真正到来。
二、鉴定：双重标准
国际档案理事会电子文件委员会把管理电子文件范围的第三次原则确定为：“档案馆应对评估的过程进行管理，并对归档的文件实行智力监督。”这里的评估就是鉴定，目的是为了确定电子文件的重要性和电子文件的保管期限。
由于电子文件失去了传统意义的单体存在状态，以及电子文件与其读写系统的密不可分，使得传统价值的鉴定的标准、方法和程序，不能继续适用。为此，根据学者研究，电子文件将有以下一套新的模式。
首先从方法上看，以往的“直接鉴定法”将受到挑战。直接鉴定法是逐份审阅文章的内容，确定其保管期限；而在电子文件单体存在以及其结构显示不明确的状态下，很难进行逐份审阅，于是以内容分析为基础的直接鉴定法将难以有用武之地。这种情形已经受到有些档案学者的注意，并转而寻找其他方法，主张采用宏观的、以职能为基础对电子文件进行鉴定。加拿大档案学者特里·库克对此解释说：这种方法“不是直接地对文件加以处理，逐件地阅读每一个档案卷内卷帙浩繁的文件系列、数据库、多媒体汇集，更不用说那些个人文件。”（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，1997年第2期《山西档案》， 刘越男译）这种鉴定思想得到国际档案理事会电子文件委员会的认同，认为档案馆应采用一种以下述内容为依据的评估方法：深入了解文件产生机关的情况、职能、行政管理方式，怎样将这些职能赋予各机构并在其委托中说明，这些机构怎样通过行政管理方式和活动履行其职能。“由于这种评估方法突出了文件产生和被利用期间的职能和活动，所以被称之为实用的评估法。”（注：国际档案理事会电子文件委员会：《电子文件管理指南》（征求意见稿），国家档案局科研所译）
其次，从程序上看，电子文件的鉴定比之于传统文件的三级鉴定程序更增加层次。传统文件的三级鉴定是：立卷前鉴定、档案室鉴定和档案馆鉴定。而在电子文件鉴定中，不但要保留这三级鉴定环节，更为重要的是增加了电子消息系统设计和电子文件形成时的鉴定环节，即把鉴定提前到电子文件生命周期最初的阶段。由于电子文件的鉴定将以职能为基础，因而“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决策是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”国际档案理事会电子文件委员会认为，当设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件形成阶段加以弥补，而到了维护阶段则相对来说比较困难。
第三，从标准上看，电子文件建立了其保存价值的两个支点：内容分析和技术分析。这种双重标准的鉴定思想最早是法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》提出来的，他的思想引起各国档案人员的极大关注。瑙格勒认为，在电子文件保存价值的两个支点中，技术鉴定比之于内容鉴定更为重要。因为，“技术鉴定所承担的责任是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整和可读性的认定和对文件载体性能的检测。”（注：冯惠玲：《电子文件的双重鉴定》，1998年第3期《档案学通讯》）

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